דלג על פקודות של רצועת הכלים
דלג לתוכן ראשי

מזכיר/ה בלשכת יו"ר הדירקטוריון- מכרז חיצוני מס' 2435

​​

תאריך אחרון להגשת מועמדות 28.05.2024

 

היחידה:         לשכת יו"ר הדירקטוריון

כפיפות:         ראש לשכת יו"ר הדירקטוריון

העסקה בהסכם קיבוצי            


תנאי המכרז:  

  1. בעל/ת תעודת בגרות מלאה, או תעודה אחרת המעידה על הכשרה או השכלה על תיכונית (כאמור בסעיפים 5 ו-6 לפרק ההערות).
  2. ניסיון של חצי שנה לפחות, שנצבר במהלך 4 השנים האחרונות, בתפקיד מזכיר/ה, אשר נתן/ה שירותי מזכירות בארגון המונה לפחות 400 עובדים (ראו הערה 7 בפרק ההערות).
  3. לא תישקל מועמדות למשרה זו של פונה בעל קרוב/י משפחה בקרב עובדי החברה. קרוב משפחה- כמשמעו בתקנות החברות הממשלתיות (כללים בדבר העסקת קרובי משפחה), התשס"ה–2005.
  4. עברית ברמה טובה מאד – ייבדק במכון אבחון.

     

    תנאים להעסקה:
  1. ככלל, שעות העבודה 9:30-18:00.  בנוסף, יתכן שתידרש עבודה בשעות נוספות בין פעמיים לשלוש בשבוע. כמו כן, נדרשת זמינות למענה טלפוני מעבר לשעות העבודה.
  2. נדרשת זמינות מלאה לעבודה בשעת חירום בהיותה של חברת הנמל מקום עבודה המוגדר כמפעל חיוני ומפעל למתן שירותים קיומיים למדינת ישראל, כהגדרת מונחים אלו בחוק שירות עבודה בשעת חירום, תשכ"ז-1967.


    עדיפות:

ניסיון במגזר הממשלתי/ רשויות מקומיות.


 

תיאור התפקיד:          

  1. אחריות לתפעול שוטף של המשרד, כולל ניהול יומן ממוחשב ותיאום ישיבות מול גורמי חוץ ופנים.
  2. טיפול במסמכי המשרד,  הקלדה ותיעוד, סיווג, מיון ותיוק מסמכים, כולל עריכה ועדכון רשימת מסמכים המתויקים בארכיב ומיקומם, באופן ידני וממוחשב.
  3. בקרה ומעקב אחר התקדמות תהליכים/ משימות ודיווח על פי הנחיית הממונים, לרבות הפצת תזכורות לקידום התהליכים/ משימות.
  4. תיוק ספרות מקצועית בהתאם לנהלים וההנחיות.
  5. ביצוע הזמנות רכש ללשכה, לרבות הכנת הזמנות עבודה ושירות, מעקב אחר ביצוע וטיפול בחשבוניות.
  6. ניהול מלאי הציוד המשרדי והזמנת ציוד משרדי.
  7.  הכנת סיכומי דיונים והפצתם.
  8. מתן שירות טלפוני ופרונטאלי לעובדי החברה, לגורמי חוץ ולספקים.
  9. טיפול במתן אישורי כניסה לנמל לגורמי חוץ מול יחידת ביטחון בנמל על פי נהלי הנמל.
  10. הזמנת כיבוד לדיונים.
  11. הזנה ושליפה של נתונים במערכות השונות, כגון: כלי OFFICE, SAP-ERP, SRM, ACTIONBASE.
  12. הפקת דו"חות והפצתם.
  13. ארגון ישיבות ודיונים בחברה ומחוצה לה: תיאום חדרי ישיבות, פנייה לקבלת הצעות מחיר לשימוש במתחם, בחירת ספק ושיוך לסעיף תקציבי רלוונטי ועוד.
  14. תפעול ציוד מולטימדיה בחדר ישיבות דירקטוריון.
  15. ריכוז חומרים לוועדות/ דיונים.
  16. מילוי מקומה של ראש הלשכה בעת הצורך.
  17. ביצוע משימות נוספות על פי הנחיות הממונה.



יש להגיש את מסמכים הבאים:

  1. קורות חיים מודפסים, הכוללים מספר תעודת זהות, כתובת דואר אלקטרוני וכן פירוט ניסיון מקצועי רלוונטי.
  2. שאלון למועמד/ת למשרה זו מלא וחתום.
  3. תעודת השכלה כמבוקש בתנאי מכרז 1.
  4. טופס הצהרה על קרובי משפחה בחברה מלא וחתום - יובהר כי גם מועמדים שאין להם קרובי משפחה בחברה נדרשים להגיש טופס זה ולהצהיר כי אין להם קרובי משפחה בחברה. המועמדים נדרשים למלא הצהרתם ביחס לסוגי הקרבה המשפחתית המפורטים בטופס ההצהרה.
  5. לצורך בחינת מתן העדפה לאוכלוסיות הזכאיות לייצוג הולם בהתאם להוראות הדין, באפשרותך למלא ולהגיש הצהרת מועמד/ת הנמצאת בלוח דרושים בפורטל הארגוני. אוכלוסיות הזכאיות לייצוג הולם: מי שנולד/ה באתיופיה או שאחד/אחת מהוריו/ה נולד/ה באתיופיה; או שהוא/היא בן/בת האוכלוסייה הערבית, הדרוזית או הצ'רקסית; נשים; אנשים עם מוגבלות (בעל/ת לקות פיסית, נפשית או שכלית לרבות קוגניטיבית, קבועה או זמנית, המגבילה את התפקוד באופן מהותי בתחום אחד או יותר מתחומי החיים העיקריים) - ככל שיהיה צורך, יידרש אישור מגורם מוסמך.

 

 

נא להפנות קו"ח, הצהרה על קרובי משפחה בחברה ומסמכים נדרשים נוספים בציון מספר המשרה למכון פילת, 
במייל: [email protected]

* רק פניות שיקבלו תשובה אוטומטית כי התקבלו, ייחשבו כפניות שהוגשו במועד.

* לא ידונו מועמדים שאינם עומדים בדרישות הסף לתפקיד ו/או לא העבירו את כל המסמכים הנדרשים. אין באמור כדי לגרוע מזכות החברה לדרוש השלמת מסמכים עד למועד שייקבע על ידה.

           

אומדן פרופיל שכר: כ-11,100 ₪ ברוטו, כולל תשלום עבור השתתפות באחזקת רכב ולא כולל תשלום עבור שעות נוספות, ביגוד ודמי הבראה.

 

הערות:

         

  1. לא ידונו מועמדים שאינם עומדים בדרישות הסף לתפקיד ו/או לא העבירו את כל המסמכים הנדרשים. אין באמור כדי לגרוע מזכות החברה לדרוש השלמת מסמכים עד למועד שייקבע על ידה.
  2. למנכ"ל החברה או למי מטעמו שמורה הזכות לשנות את תיאור התפקיד המפורט לעיל.
  3. המועמדים המתאימים יחויבו בביצוע מבדק התאמה מקוון, בדיקה ביטחונית ובדיקת כשירות רפואית בהתאם לצורך.
  4. בהתייחס לאנשים עם מוגבלות, ככל שזכאי/ת להתאמות בתהליך הגיוס, יש להעביר האסמכתאות המתאימות.
  5. תעודה אחרת המעידה על הכשרה או השכלה על תיכונית - תעודת טכנאי/ת (מוכר על ידי מה"ט) או תעודת הנדסאי/ת או תעודת תואר אקדמי. לא תתקבל תעודת גמר 12 שנות לימוד.
  6. "תואר" משמעו - תואר במוסד לימוד מוכר על ידי המועצה להשכלה גבוהה בישראל, או ממוסד בעל היתר או מוסד בעל רישיון כהגדרת מונחים אלה בחוק המועצה להשכלה גבוהה, או תואר ממוסד שהוכר על ידי הגורם המוסמך במדינה בה הוא פועל מחוץ לישראל ואשר לגביו נתקבל אישור שקילות מטעם האגף להערכת תארים במשרד החינוך בארץ.
  7. שירותי מזכירות כוללים את כל התחומים הבאים: ניהול יומן ממוחשב, מתן שירות טלפוני ופרונטאלי לפונים.
  8. במקרים בהם ישנו ריבוי מועמדים העומדים בתנאי המכרז יבוצע סינון מועמדויות לאחר עיון במסמכי המועמדות או באמצעות ראיון (אפשרי טלפוני)/ מייל. הסינון יתבצע לפי קריטריונים, על פי נוהל החברה.
  9. השתתפות המועמד/ת הנבחר/ת במכרזים אחרים בחברת נמל אשדוד היא בהתאם לנהלי החברה.
  10. המודעה מיועדת לגברים ולנשים כאחד.
  11. מועמדים מקרב אוכלוסיות מגוונות יתקבלו בברכה.
  12. רק פניות מתאימות תענינה.